गारंटी पत्र इसमें निर्धारित दायित्वों की पूर्ति सुनिश्चित करता है। गारंटी पत्र लिखा जाता है यदि वे भविष्य में किसी भी दायित्वों की पूर्ति के प्राप्तकर्ता को आश्वस्त करना चाहते हैं। इसकी सामग्री स्पष्ट और स्पष्ट होनी चाहिए।
यह आवश्यक है
संगठन का लेटरहेड, कंप्यूटर, प्रिंटर या पेन
अनुदेश
चरण 1
गारंटी पत्र लिखने के लिए अपने संगठन के लेटरहेड का उपयोग करें। आधिकारिक लेटरहेड में कंपनी का लोगो, कंपनी का नाम, बैंक विवरण, संगठन का पता और टेलीफोन नंबर, उसका टिन शामिल होता है।
चरण दो
पत्र का विवरण दर्ज करें। आउटगोइंग नंबर, पत्र की तारीख का संकेत दें।
चरण 3
पत्र के प्राप्तकर्ता को इंगित करें: संगठन का नाम, स्थिति, उपनाम और पता करने वाले के आद्याक्षर। आमतौर पर संगठन के प्रमुख के नाम पर गारंटी पत्र लिखा जाता है। पत्र के प्राप्तकर्ता से अग्रिम रूप से पूछना बेहतर है कि आपको किस कर्मचारी का नाम गारंटी पत्र लिखने की आवश्यकता है।
चरण 4
अपने ईमेल के लिए एक विषय पंक्ति दर्ज करें। "गारंटी का पत्र" पाठ लिखना आवश्यक नहीं है। पत्र के विषय को हेडर में इंगित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, "ऋण के भुगतान के बारे में।"
चरण 5
सीधे पत्र का पाठ लिखें। इंगित करें कि आपकी कंपनी किन दायित्वों को पूरा करने के लिए, किस हद तक और किस तारीख तक करती है। यदि आपको स्पष्टीकरण के लिए पत्रों में किसी दस्तावेज़ का उल्लेख करने की आवश्यकता है, तो उसकी पूरी संख्या और दस्तावेज़ की तारीख का संकेत दें। पत्र की सामग्री स्पष्ट होनी चाहिए। जांचें कि क्या व्यापार पत्राचार नियम सहेजे गए हैं। बेशक, दस्तावेज़ में कोई वर्तनी या विराम चिह्न त्रुटियाँ नहीं होनी चाहिए। शैलीगत गलतियाँ भी आपकी कंपनी पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकती हैं।
चरण 6
इसके हस्ताक्षरकर्ता के बारे में जानकारी पत्र के नीचे रखें। सबसे पहले, नीचे बाईं ओर, स्थिति को इंगित करें, नीचे की पंक्ति में - कंपनी का नाम, और दाईं ओर, हस्ताक्षरकर्ता का उपनाम और आद्याक्षर लिखें। शीर्षक और अपने नाम के बीच अपने हस्ताक्षर के लिए जगह छोड़ दें। हस्ताक्षर पर मुहर लगाई जा सकती है, लेकिन यह आवश्यक नहीं है, क्योंकि संगठन के लेटरहेड पर लिखे गए पत्रों पर मुहर नहीं लग सकती है। ध्यान रखें कि यदि आपका हस्ताक्षरकर्ता पावर ऑफ अटॉर्नी के आधार पर कार्य करता है, तो पत्र के साथ इसकी एक प्रति संलग्न करना बेहतर है ताकि प्राप्तकर्ता के पास इस बारे में कोई प्रश्न न हो। कहने की जरूरत नहीं है कि आपकी कंपनी को गारंटी पत्र में निर्दिष्ट सभी दायित्वों को निर्दिष्ट अवधि के भीतर और आवश्यक राशि में पूरा करना होगा।
