अस्वीकृति पत्र व्यापार पत्राचार का एक बहुत ही विशिष्ट हिस्सा है। इसमें क्लाइंट के अनुरोध या पार्टनर के प्रस्ताव पर नकारात्मक प्रतिक्रिया होनी चाहिए। साथ ही पत्र प्राप्त करने वाले के साथ अच्छे संबंध बनाए रखना महत्वपूर्ण है। अपनी स्थिति को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने के लिए, लेकिन प्राप्तकर्ता को ठेस पहुंचाने और खुद पर एक अनुकूल प्रभाव छोड़ने के लिए, इनकार लिखने के लिए बुनियादी नियमों का पालन करें।
ज़रूरी
- - संगठन का आधिकारिक लेटरहेड;
- - संगणक;
- - मुद्रक।
अनुदेश
चरण 1
अपने पत्र का मसौदा तैयार करें। दस्तावेज़ तैयार करने के इस चरण की उपेक्षा न करें। यह आपको अपने विचारों को क्रम में रखने और सबसे सही वाक्यांश चुनने की अनुमति देगा।
चरण दो
प्राप्तकर्ता को पारंपरिक पते के साथ पाठ प्रारंभ करें: "प्रिय इवान इवानोविच!" या "प्रिय मिस्टर इवानोव!" अन्य शब्दों का प्रयोग न करें, क्योंकि लिखित इनकार आधिकारिक है।
चरण 3
ऊपरी बाएं कोने में, पत्र के पते को इंगित करें: कंपनी का नाम, स्थिति, उपनाम, किसी कर्मचारी का आद्याक्षर या किसी निजी व्यक्ति का उपनाम और आद्याक्षर। आपकी कंपनी के बारे में जानकारी ऊपरी दाएं कोने में आधिकारिक लेटरहेड पर प्रस्तुत की जाएगी।
चरण 4
दस्तावेज़ का मुख्य भाग लिखें। सबसे पहले, प्राप्त अनुरोध या प्रस्ताव को दोहराएं। बेशक, आपको आने वाले दस्तावेज़ के टेक्स्ट को पूरी तरह से फिर से लिखने की ज़रूरत नहीं है। व्यावसायिक भाषण के पारंपरिक मोड़ का उपयोग करते हुए, कुछ शब्दों में इसके सार को संक्षेप में प्रस्तुत करना पर्याप्त है: "आदेश की एक प्रति के लिए आपके अनुरोध के अनुसार …" या "रियायती ऋण की अवधि बढ़ाने के आपके अनुरोध के जवाब में, हम सूचित करते हैं …"।
चरण 5
इसके बाद, इनकार के कारणों की सूची बनाएं। नकारात्मक उत्तर के लिए स्पष्टीकरण संक्षिप्त, तार्किक, सार में दृढ़ होना चाहिए, लेकिन रूप में कठोर नहीं होना चाहिए। स्थिति को विकृत न करें, अस्तित्वहीन तथ्य और अकल्पनीय तर्क प्रस्तुत न करें। जब भी संभव हो, कानूनों और विनियमों के संदर्भ में अपने शब्दों का बैकअप लें। लेकिन चरम पर मत जाओ। लंबी व्याख्याओं और चिंताजनक माफी के साथ पत्र को ओवरलोड करने से, आप पता करने वाले को और अधिक नाराज करने का जोखिम उठाते हैं।
चरण 6
पत्र के अंतिम भाग को मानक शब्दों के साथ शुरू करें जो आपको विनम्र बने रहने की अनुमति देता है, लेकिन अपने निर्णय में अडिग: "उपरोक्त तथ्यों को ध्यान में रखते हुए, दुर्भाग्य से, हमें आपकी कंपनी के साथ सहयोग करने से इनकार करना होगा" या "हमें आपको सूचित करने के लिए खेद है कि क्रेडिट लाइन को और आगे बढ़ाना असंभव है।"…
चरण 7
अस्वीकृति को कम करने का प्रयास करें। यह अंत करने के लिए, सहयोग के अन्य विकल्पों के बारे में, आपकी कंपनी की नई सेवाओं के बारे में, जो वह अधिमान्य शर्तों पर उपयोग कर सकता है, एक निश्चित समय के बाद अपने अनुरोध पर फिर से विचार करने की संभावना के बारे में, आदि को सूचित करें। सभी जानकारी बिल्कुल सही और अप-टू-डेट होनी चाहिए।
चरण 8
मसौदा पत्र को फिर से पढ़ें। त्रुटियों को ठीक करें, आवश्यक जोड़ और सुधार करें। संगठन के आधिकारिक लेटरहेड पर इनकार को प्रिंट करें, प्रबंधक के साथ हस्ताक्षर करें और इसे पता करने वाले को भेजें।
