संगठनों और उद्यमों के दस्तावेजों के रूपों के पंजीकरण के लिए कुछ नियम हैं। सरकारी एजेंसियों के दस्तावेज़ीकरण पर अधिक कठोर आवश्यकताएं लगाई गई हैं। यदि आपको अपनी कंपनी के लिए एक लेटरहेड तैयार करने की आवश्यकता है, तो आप मिलीमीटर में मार्जिन के आकार की गणना करना छोड़ सकते हैं और शासक के साथ पृष्ठ पर लोगो या अन्य तत्वों की स्थिति की जांच कर सकते हैं। व्यावसायिक दस्तावेज़ों की आम तौर पर स्वीकृत शैली से चिपके रहना ही पर्याप्त है।
निर्देश
चरण 1
पृष्ठ के शीर्ष पर, अपने व्यवसाय के बारे में जानकारी पोस्ट करें। निगमन का रूप, कंपनी का नाम, करदाता पहचान संख्या, कंपनी का लोगो या ट्रेडमार्क इंगित करें। जानकारी कितनी पूर्ण होगी यह आप पर निर्भर है, लेकिन सुनिश्चित करें कि विवरण के साथ दस्तावेज़ का शीर्ष पृष्ठ पर बहुत अधिक स्थान नहीं लेता है।
चरण 2
लेटरहेड के अपरिवर्तित हिस्से को हेडर में सबसे अच्छा रखा जाता है। जब आप नया टेक्स्ट दर्ज करते हैं या पहले से तैयार दस्तावेज़ को संपादित करते हैं, तो परिवर्तन हेडर और फ़ुटर को प्रभावित नहीं करते हैं, इसलिए आपको लाइनों और कंपनी के लोगो के हिलने या गायब होने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। Microsoft Office Word दस्तावेज़ में शीर्ष लेख और पादलेख के संपादन मोड पर स्विच करने के लिए, दस्तावेज़ के ऊपरी क्षेत्र में बाईं माउस बटन पर डबल-क्लिक करें या "इन्सर्ट" टैब पर "हेडर और फ़ुटर" अनुभाग से टूल का उपयोग करें।.
चरण 3
कंपनी के विवरण के नीचे, लेटरहेड के बाएं कोने में, पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ के निर्माण की तारीख के लिए एक फ़ील्ड है। यह संक्षिप्त रूप से तैयार किया गया है "Ref। सं. X दिनांक जनवरी XXXXX।" लाइन "बीएक्स पर। नंबर X दिनांक जनवरी XX XXXX "जब आप किसी और के पत्र का उत्तर देते हैं, जिसका अपना पंजीकरण नंबर होता है, तब भरा जाता है। यह पंक्ति, सिद्धांत रूप में, दस्तावेज़ में अनुपस्थित हो सकती है।
चरण 4
उद्यम के विवरण के तहत दस्तावेज़ का दाहिना हिस्सा और पत्र की संख्या और तारीख के साथ फ़ील्ड के सामने, प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी दर्ज करने के लिए है। उस संगठन का नाम बताएं जिसे पत्र भेजा गया है, शीर्षक और उस व्यक्ति का नाम जिसे पत्र संबोधित किया गया है। सभी आवश्यक डेटा को मूल मामले में इंगित किया गया है (किसको? उद्यम का प्रमुख)।
चरण 5
पृष्ठ के केंद्र में नीचे प्राप्तकर्ता के लिए एक अपील है (विनम्र रूप में और नाम और संरक्षक के रूप में) या दस्तावेज़ का प्रकार इंगित किया गया है (वाणिज्यिक प्रस्ताव, आवेदन, प्रमाण पत्र, अनुरोध, आवेदन, और इसी तरह)। मुख्य पाठ पृष्ठ की चौड़ाई से जुड़ा हुआ है, प्रत्येक नया अनुच्छेद इंडेंट किया गया है।
चरण 6
दस्तावेज़ बनाने वाले व्यक्ति की स्थिति दस्तावेज़ के बाईं ओर मुख्य पाठ के बाद इंगित की गई है। उसका उपनाम और आद्याक्षर एक ही पंक्ति में होना चाहिए, लेकिन दस्तावेज़ के दाईं ओर होना चाहिए। केंद्र में हस्ताक्षर होंगे। पादलेख की उपस्थिति भी आप पर निर्भर है। पाद लेख में ऐसी जानकारी हो सकती है जो शीर्षलेख में शामिल नहीं है, जैसे व्यवसाय बैंक विवरण।
