विभिन्न फ़ोल्डर और क्लासिफायर लंबे समय से न केवल कार्यालय बल्कि घर के वातावरण का भी हिस्सा बन गए हैं। वास्तव में, यह दस्तावेजों के भंडारण के साथ-साथ विषयगत वितरण का एक बहुत ही सुविधाजनक तरीका है। लेकिन जब बहुत सारे फोल्डर होते हैं, तो कार्यक्षेत्र में उनके वितरण की समस्या होती है।
ज़रूरी
- - फ़ोल्डर्स;
- - कागज ट्रे;
- - स्टिकर;
- - बक्से;
- - कलम।
निर्देश
चरण 1
फ़ोल्डरों की सामग्री को समझें। किसी विशिष्ट दस्तावेज़ को खोजना आसान बनाने के लिए इसे कुछ सामान्य सिद्धांत के अनुसार व्यवस्थित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, छात्रों को प्रत्येक विषय के लिए एक फ़ोल्डर निर्दिष्ट करना चाहिए। एक कामकाजी व्यक्ति गतिविधि के क्षेत्र द्वारा वितरण कर सकता है, साथ ही विशेष रूप से महत्वपूर्ण या जरूरी कागजात के लिए दो या तीन फ़ोल्डर आवंटित कर सकता है। एक वर्गीकरण प्रणाली का चयन करने के बाद, सिस्टम के अनुसार सभी कागजों को व्यवस्थित करें और फ़ोल्डरों पर स्टिकर चिपका दें, जो उनमें संग्रहीत है।
चरण 2
परिणामी फ़ोल्डरों को व्यवस्थित करने का सर्वोत्तम तरीका जानें। यदि वे बड़े और स्थिर हैं, तो आप उन्हें थीम द्वारा शेल्फ पर व्यवस्थित कर सकते हैं। पतले और लचीले फ़ोल्डरों को क्षैतिज रूप से सबसे अच्छा संग्रहीत किया जाता है। हालांकि, बड़े स्टैक का उपयोग करना असुविधाजनक होता है, इसलिए उन्हें एक बार में पेपर ट्रे में ढेर कर दें। ऐसा करते समय, जानकारी की खोज को आसान बनाने के लिए विषयगत वर्गीकरण का भी निरीक्षण करें।
चरण 3
यदि आपको शेल्फ पर बैठने के लिए पतले फ़ोल्डर की आवश्यकता है, तो डिवाइडर का उपयोग करें। यह या तो एक विभाजन के रूप में शेल्फ के एक हिस्से को दूसरे से अलग कर सकता है, या कागज के लिए एक ऊर्ध्वाधर खुली ट्रे के रूप में हो सकता है। इस प्रकार, जब आप शेल्फ से एक फ़ोल्डर हटाते हैं, तो बाकी गिरना शुरू नहीं होगा और कोई गड़बड़ी नहीं होगी।
चरण 4
बहुत बड़ी संख्या में फ़ोल्डरों के लिए, जैसे कि कंपनी संग्रह में भंडारण का आयोजन, रैक में भंडारण प्रणाली का उपयोग करें। इस प्रकार, कागजात राज्य के निक्षेपागारों में संग्रहीत किए जाते हैं। उसी समय, रैक पर स्थापित विशेष बक्से में फ़ोल्डरों को संग्रहीत किया जाता है। इन बक्सों की ख़ासियत यह है कि वे ऊपर से नहीं, बल्कि किनारे से खुलते हैं, जिससे आप अपनी ज़रूरत का फ़ोल्डर प्राप्त कर सकते हैं। रैक से पूरे भारी कंटेनर को हटाए बिना। उसी साइड कवर पर, स्टोरेज सेक्शन के अंदर कौन से दस्तावेज़ हैं, इस बारे में जानकारी के साथ स्टिकर चिपकाना समझ में आता है।
