पूछताछ पत्र संगठनों या संगठनों और नागरिकों के बीच व्यावसायिक पत्राचार का एक हिस्सा है। इसका मुख्य उद्देश्य लेखक द्वारा किसी भी आधिकारिक जानकारी या दस्तावेजों को प्राप्त करने वाले से प्राप्त करना है। लिखित अनुरोध करते समय, कुछ नियमों का पालन किया जाना चाहिए।
यह आवश्यक है
- - कंपनी का फॉर्म;
- - ए 4 पेपर;
- - कंप्यूटर जिस पर टेक्स्ट एडिटर स्थापित है;
- - मुद्रक;
- - लिफ़ाफ़ा।
अनुदेश
चरण 1
एक मसौदा पत्र तैयार करें। यदि आप किसी संगठन की ओर से अनुरोध सबमिट कर रहे हैं, तो लेटरहेड का उपयोग करें। एक निजी अनुरोध को सादे A4 कागज पर हस्तलिखित या मुद्रित किया जा सकता है।
चरण दो
पत्र के लिए एक हेडर बनाएं। इसमें दोनों पक्षों का विवरण, शीर्षक, अपील शामिल है। पत्र के प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी को शीट के ऊपरी कोने में दाईं ओर रखें। उस अधिकारी की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर की सूची बनाएं, जिसे अनुरोध भेजा गया था, उदाहरण के लिए, "टॉम्स्क क्षेत्र के प्रशासन के शिक्षा विभाग के प्रमुख, II इवानोव"।
चरण 3
पत्र के लेखक का विवरण प्रस्तुत करने का तरीका उसकी कानूनी स्थिति पर निर्भर करता है। यदि अनुरोध भेजने वाला कोई संगठन है, तो इसके बारे में जानकारी ऊपरी बाएँ कोने में प्रपत्र पर दी गई है। एक नागरिक जो स्वतंत्र रूप से एक आधिकारिक अपील तैयार करता है, उसे पता करने वाले के विवरण के तुरंत बाद अपना डेटा सूचीबद्ध करना चाहिए: पूरा उपनाम, नाम और संरक्षक, पंजीकरण पता और निवास का वास्तविक स्थान, संपर्क फोन नंबर। उदाहरण के लिए: "एलएलसी के सामान्य निदेशक" प्रबंधन कंपनी "आई। I. इवानोव सिदोरोव पेट्र पेट्रोविच, पते पर पंजीकृत: इज़ेव्स्क, सेंट। प्रथम, डी. 1, उपयुक्त। 1, पते पर रह रहे हैं: जी। इज़ेव्स्क, वोटोरया सेंट, 2, उपयुक्त। 2, फोन: 33-33-33 "।
चरण 4
अपने ईमेल का शीर्षक तैयार करें। यह संक्षेप में अनुरोध के सार को प्रतिबिंबित करना चाहिए, उदाहरण के लिए: "वर्ष की पहली छमाही के लिए टीम के औसत कर्मचारियों की जानकारी के प्रावधान पर।" अपने संगठन के विवरण के नीचे बाईं ओर एक शीर्षक टाइप करें। इस तत्व का उपयोग निजी अनुरोध में नहीं किया जाता है।
चरण 5
पत्र के शीर्षक से या पार्टियों के विवरण से 2-3 पंक्तियों की ओर प्रस्थान करें और प्राप्तकर्ता को एक अपील लिखें। संगठन के अनुरोध में, व्यवसाय प्रपत्र का उपयोग करें: "प्रिय इवान इवानोविच!" या "प्रिय मिस्टर इवानोव!" एक व्यक्ति इस पंक्ति में केवल अपील के प्रकार को इंगित कर सकता है, बिना संवाददाता के नाम और संरक्षक का उल्लेख किए, उदाहरण के लिए, "अनुरोध", या "सूचना अनुरोध", या "सूचना के लिए अनुरोध"।
चरण 6
अपने पत्र का मुख्य भाग लिखें। इसमें, उस स्थिति का संक्षेप में वर्णन करें जिसके संबंध में आप यह अनुरोध भेज रहे हैं, आपको अनुरोधित जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता को उचित ठहराएं। विचारों और तथ्यों को सही ढंग से और बिना भावना के व्यक्त करें। यदि आवश्यक हो, तो आधिकारिक सूचना प्राप्त करने के आपके अधिकार की गारंटी देने वाले लागू कानूनों का संदर्भ लें।
चरण 7
आप पत्र के साथ दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न कर सकते हैं। मुख्य भाग के बाद के पाठ में, संलग्नक की संख्या और उनमें से प्रत्येक की मात्रा को इंगित करना सुनिश्चित करें, उदाहरण के लिए: "संलग्नक: 1. 1 शीट पर रूसी संघ के नागरिक के पासपोर्ट की एक प्रति। 1 कॉपी 2. विवाह प्रमाण पत्र की एक प्रति, 1 शीट। 1 कॉपी में।"
चरण 8
कृपया अपने अनुरोध के अंत में दिनांक और व्यक्तिगत हस्ताक्षर जोड़ें। संगठन की ओर से भेजे गए दस्तावेज़ पर मुखिया के हस्ताक्षर होते हैं। फॉर्म की स्पेशल लाइन में आउटगोइंग लेटर की संख्या और तारीख बताएं।
चरण 9
ड्राफ्ट अनुरोध की जाँच करें, किसी भी त्रुटि को ठीक करें। संगठनों को अक्सर जिम्मेदार कर्मचारियों के साथ एक पत्र का समन्वय करने की आवश्यकता होती है। फिर संपादित संस्करण प्रिंट करें और उसे मेल करें।
