संग्रह में संग्रहीत समाप्त दस्तावेज़ विनाश के अधीन हैं, जो कई चरणों में किया जाता है। सबसे पहले, दस्तावेजों का चयन किया जाता है, एक आयोग बनाया जाता है, एक अधिनियम तैयार किया जाता है और श्रेडर पर सीधा विनाश होता है।
ज़रूरी
- - विनाश का कार्य;
- - विनाश का कार्य;
- - श्रेडर (पेपर श्रेडिंग मशीन)।
निर्देश
चरण 1
विनाश के लिए चयन करने के लिए सभी अभिलेखीय दस्तावेज वार्षिक संशोधन के अधीन हैं। यह अभिलेखीय भंडारण के लिए उद्यमों से प्राप्त नए दस्तावेजों के लिए समय पर स्थान खाली करना संभव बनाता है।
चरण 2
विनाश के लिए दस्तावेजों का चयन करें। अधिकांश अभिलेखीय दस्तावेजों को 75 वर्षों के लिए रखा गया है। दस्तावेजों का चयन संग्रह के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है।
चरण 3
दस्तावेजों का चयन करने के बाद, विनाश का एक कार्य तैयार करें। एक अधिनियम नष्ट किए जाने वाले दस्तावेजों की एक पूरी सूची है। प्रत्येक दस्तावेज़ की क्रम संख्या, विवरण को इंगित करना आवश्यक है। प्रत्येक दस्तावेज़ के सामने, लेख या नियामक दस्तावेज़ की संख्या इंगित करें जिसके आधार पर राइट-ऑफ किया गया है। विशिष्ट दस्तावेजों की सूची द्वारा निर्देशित रहें।
चरण 4
ध्यान रखें कि सूची में सभी दस्तावेजों का नाम नहीं हो सकता है, इसलिए संग्रहकर्ता को स्वतंत्र रूप से यह तय करना होगा कि कोई विशेष दस्तावेज़ किस लेख या मानक प्रावधान से संबंधित है।
चरण 5
विनाश का कार्य 2002 के लिए परिशिष्ट संख्या 4 "अभिलेखागार के संचालन के बुनियादी नियमों पर" के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। पूर्ण किए गए दस्तावेज़ को बनाए गए आयोग के सभी सदस्यों और संग्रह प्रशासन के अधिकृत प्रतिनिधि द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।
चरण 6
निष्पादित अधिनियम में एक और अधिनियम संलग्न करें, जिसमें नष्ट किए जाने वाले दस्तावेजों की कुल संख्या, साथ ही साथ उनका कुल वजन भी इंगित करें। यह न भूलें कि दूसरे के बिना पहला कार्य अमान्य माना जाता है। और यदि चेक के दौरान ऐसा उल्लंघन पाया जाता है, तो आपके संग्रह के जिम्मेदार प्रतिनिधि पर प्रशासनिक जुर्माना लगाया जा सकता है।
चरण 7
आप सीधे विनाश को एक विशेष संगठन को सौंप सकते हैं जो इस तरह की सामूहिक सेवाएं प्रदान करता है और जिसमें औद्योगिक श्रेडर हैं, या यदि आपके संगठन का अपना श्रेडर है तो आप स्वयं विनाश को अंजाम दे सकते हैं।
