अक्सर ऐसे मामले होते हैं, जब तीसरे पक्ष के संगठनों, उद्यम के वर्तमान या पूर्व कर्मचारियों और अन्य नागरिकों के अनुरोध पर, आंतरिक उपयोग के लिए और गोपनीय प्रकृति की जानकारी रखने वाले मुख्य दस्तावेज़ से एक उद्धरण निकालना आवश्यक होता है। ऐसे दस्तावेजों की तैयारी के लिए विशेष आवश्यकताएं हैं।
अनुदेश
चरण 1
मूल दस्तावेज़ का मूल लें और कॉपी किए जाने वाले अंशों का चयन करें और विवरण में स्थानांतरित करें। एक उद्धरण तैयार करने के लिए सटीक उद्धरण मुख्य आवश्यकता है। ऐसे दस्तावेज़ों के लिए कोई विशिष्ट प्रपत्र नहीं है, यहाँ कार्यालय कार्य के सामान्य नियमों का पालन करें जो व्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण के निष्पादन को नियंत्रित करते हैं। अर्क की सामग्री बहुत अधिक महत्वपूर्ण है, जो अनिवार्य जानकारी के ब्लॉक से बना होना चाहिए।
चरण दो
आरंभ करने के लिए, दस्तावेज़ का नाम शीट के शीर्ष केंद्र में रखें संक्षेप में विषय, दस्तावेज़ का सार। अगला, मुख्य दस्तावेज़ के उस हिस्से को चुनें और कॉपी करें, जिसमें प्रारंभिक विवरण (कंपनी का नाम) शामिल है।, घटना की तारीख और स्थान, उपस्थित लोगों की संख्या, आदि।) सीधे पूछे गए प्रश्न (बैठक के एजेंडे से एक आइटम, आदि) से संबंधित पाठ का एक टुकड़ा रखकर उद्धरण पूरा करें, इसके क्रम संख्या को इंगित करें मूल दस्तावेज़ में प्रावधान के लिए।
चरण 3
अब इस मुद्दे की चर्चा (यदि कोई हो) और इस पर लिए गए निर्णय का वर्णन करने वाले पाठ का एक टुकड़ा खोजें और कॉपी करें। बयान में उद्धरण डालें, याद रखें कि वहां मुख्य दस्तावेज़ से नंबरिंग शामिल है। मूल पर हस्ताक्षर करने वाले जिम्मेदार व्यक्तियों के नाम, आद्याक्षर और पद यहां रखें।
चरण 4
इस तरह के कार्यों को करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों से तैयार उद्धरण को सत्यापित करें। अधिकतर यह संगठन का सचिव या कार्मिक अधिकारी होता है। यहां सटीक मिलान के लिए मूल दस्तावेज़ के खिलाफ उद्धरण की जांच की जाएगी। अंत में, कथन में "सत्य" शब्द होना चाहिए, प्रभारी व्यक्ति के हस्ताक्षर (कोष्ठक में डिकोडिंग के साथ) लिखा जाना चाहिए, उसकी स्थिति, दस्तावेज़ के प्रमाणीकरण की तिथि और समय का संकेत दिया जाना चाहिए।
